En la época navideña hay un gesto tan importante como trascendental para las
entidades sin ánimo de lucro: las felicitaciones de Navidad.
Enviar
buenos deseos es comunicar y comunicar no deja de ser un modo de estar en
contacto con los demás. Por eso resulta imprescindible para cualquier ONG hacer
un envío masivo de felicitaciones. Es una manera directa y, en cierto modo,
relativamente económica de ser visible ante los demás. Especialmente ante
nuestros socios, y/o clientes; pero también antes los medios de comunicación y
ante el resto de entidades de nuestra comunidad autónoma y, principalmente, de
autoridades locales, provinciales (si las hay) autonómicas y nacionales. Pero
de ello hablaremos más adelante.
El
proceso del envío de las felicitaciones de Navidad (como cualquier otro multi envio
que debamos realizar desde nuestra entidad) requiere tiempo y meticulosidad. No
se puede llevar a cabo con rapidez. Por tanto, es aconsejable, comenzar con
tiempo suficiente para evitar contratiempos de última hora y reveses inesperados
que pueden cambiar nuestros planes de forma abrupta.
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| Base de datos de access |
Antes
de nada, es imprescindible disponer de una buena base de datos de contactos
convenientemente actualizada y controlada. No nos serviría de nada una vasta
base de datos que no tuviésemos actualizada ni renovada continuamente. Una
aplicación de perfecta utilidad para esta tarea es Access, que se ha convertido
en el líder de los gestores de las bases de datos. Su uso es fácil, y su
utilidad y rendimiento para esta tarea resulta muy grandes.
Partiendo
de la base de que no es tarea fácil mantener actualizada una base de datos, una
de las claves del éxito en cualquier evento pasa necesariamente por aquí. Dicho
de otro modo, la puerta se abre en la base de datos; es aquí el comienzo de
todo el proceso. Si de aquí ya partimos con errores, vamos acumulando puntos
para obtener un importante desastre en la organización del acto que nos ocupa. Obviamente
siempre habrá alguna hendidura por la que se nos intente colar algún despiste,
pero debe ser en un porcentaje inferior a un cero por ciento. Al menos conscientemente. Una base de datos
actualizada es una herramienta de trabajo muy útil e imprescindible, de fácil
manejo y, sobre todo, que nos ofrecerá infinidad de posibilidades si las
combinamos con otras aplicaciones. De nada nos sirve este amplísimo abanico de
posibilidades si nuestra base datos está anticuada y/o desactualizada.
Para
comenzar, es importante valorar si se envía la felicitación en formato de papel
o en formato digital. Hasta hace poco tiempo, el envío digital estaba
considerado como una forma inapropiada de envio en determinados estratos sociales.
La vertiginosa evolución de la tecnología no sólo ha transformado el mundo y
sus estructuras, sino también nuestra manera de pensar y entender la realidad.
Por esta razón, ya no causa extrañeza el hecho de recibir –o enviar- una
felicitación digital, anteponiéndola en el tradicional formato de papel. Aunque
ambos formatos son compatibles y comparten sus nichos de mercado, ciertamente
la tecnología se está posicionando en mejor lugar.
En
este aspecto también es importante hacer una valoración económica previa. Es
necesario saber el coste que tiene la impresión de la felicitación, los sobres,
y el franqueo, o envío a través de mensajería. La actual situación socio
económica está obligando a que muchas entidades sin ánimo de lucro se inclinen
por la segunda opción, debido a la disminución del precio si lo comparamos con
la tradicional tarjeta navideña en formato papel. A cuyo precio (como decía
lineas arriba) hay que sumar el coste del envío.
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