Las convocatorias de prensa hay que realizarlas
siempre que tengamos que anunciar noticias muy importantes o, en su defecto, se
vayan a realizar actos que, por su naturaleza, así se exija. Por ejemplo, el
acto de entrega de unos galardones a los que asiste el alcalde de la ciudad
requiere que convoquemos a los medios de comunicación. Por ejemplo, es
preceptivo también que convoquemos a los medios de comunicación cuando llevemos
a cabo la rueda de prensa para anunciar la obra ganadora de un premio
literario, o cuando inauguremos las nuevas instalaciones nuestra nueva sede
social. Como estos ejemplos podríamos citar muchos más… Pero no podemos
convocar a los medios de comunicación sólo por el mero hecho de convocarlos.
Siempre hay que convocarlos para anunciar una noticia importante,
trascendental, y, sobre todo, anunciada de boca, de una persona relevante
dentro del ámbito de nuestra marca y/o de nuestra ciudad o comunidad autónoma.
De lo contrario, será suficiente con remitir un comunicado de prensa, asegurando
posteriormente, a través de una rueda de llamadas telefónicas que el comunicado
se ha recibido correctamente, y ampliando esa información si así lo
requiere.
Cuando se realice una convocatoria de prensa, el
profesional de la Comunicación deberá permanecer atento a las convocatorias que
han hecho para ese mismo día desde el ayuntamiento de su ciudad, desde su
propio gobierno autonómico y demás instituciones de similar rango a fin de
evitar la dispersión de los periodistas. Como es lógico, ante dos convocatorias
de prensa a la misma hora, una realizada por el Alcalde de nuestra ciudad o por
el Presidente de nuestro gobierno regional y la otra por el Presidente de
nuestra entidad, los medios cubrirán con más diligencia las convocatorias
procedentes de la Casa Consistorial que las nuestras propias.
De igual modo que tampoco es correcto enviar de forma
continuada en el tiempo convocatorias de prensa para anunciar temas banales.
Los periodistas se darán cuenta y dejarán de cubrir nuestras noticias, además
del desgaste de la marca que ello supone.
Recuerdo en cierta ocasión una discusión que mantuve
con una deportista que organizaba un torneo de pádel. Quería convocar una rueda
de prensa para presentar el torneo. Pero ese campeonato deportivo no aportaba
ningún valor añadido de interés que asegurase que los medios iban a cubrir la
convocatoria de prensa. Desde el primer momento mi recomendación era no hacer
la rueda de prensa y sustituirla por una extensa nota de prensa en la que se
informara de todos los pormenores del campeonato. Pero ella insistió, y
finalmente accedí a convocarle la rueda de prensa. Llegó la hora y no acudió
ningún medio; ella se enfadó porque para ella era el acto más importante del
día pero no reparó a pensar que a esa misma hora en el mismo municipio había
otras 3 convocatorias de prensa, una de ellas en el Ayuntamiento en la que iba
a comparecer el propio Alcalde. Tuvimos que trabajar el doble porque hubo
que enviar una nota de prensa posterior muy detallada explicando todos los
pormenores del campeonato deportivo. ¿No hubiera resultado más fácil ahorrarnos
el esfuerzo que supone la convocatoria de prensa y haber enviado la nota
directamente? Resulta evidente que las personas tienen que ver con sus propios
ojos lo que los profesionales de la Comunicación anunciamos con
antelación.
También es importante el trato que debemos dispensar a
los medios de comunicación.
En este sentido, bien cuando convoquemos una rueda
de prensa o bien cuando enviemos un comunicado de prensa debemos hacerlo a
todos los medios acreditados en nuestra comunidad, sin excepción de ningún
clase. Las discriminaciones no son buenas compañeras de viaje en ningún
recorrido menos aún en éste. Si la noticia que queremos transmitir consideramos
que puede tener una repercusión nacional, es importante también enviarla a los
medios de comunicación nacional aun consciente de que quizás no tenga
repercusión. Sin embargo, es importante, como decía anterior, la visibilidad
resulta fundamental, y a nivel nacional más todavía.
He visto en reiteradas ocasiones cómo entidades sin
ánimo de lucro han enviado comunicados de prensa a éste o aquél medio de
comunicación porque conocían a no sé quién o porque tenían un contacto. ¿Y los
demás medios?
¿Quién les
asegura que en esos medios se van a hacer eco de la noticia? ¿En base a qué
argumentos se ha discriminado al resto? Ninguna ONG se encuentra en una
situación tan privilegiada cómo para cometer atropellos de ese calibre. A los
medios de comunicación hay que tratarlos siempre bajo el rasero del respeto, la
libertad, el mimo, y la atención continuada. Todo lo que se salga de esos
parámetros se transforma en situaciones muy poco éticas y menos saludables para las entidades sin ánimo de
lucro cuyo peaje terminará pagando antes o después.
Cuando una ONG vaya a convocar una rueda de prensa hay
que tener en cuenta diversas consideraciones que no podemos olvidar:
- Lógicamente,
lo primero que tenemos que tener es disponer de un mensaje suficientemente
atractivo e interesante para que transmitir que justifique la presencia de
los periodistas.
- Tener
interlocutores interesantes para participar y directamente implicados con
la noticia o acontecimiento a divulgar.
- Disponibilidad
para hablar con la prensa por parte de los interlocutores, participantes y
responsables de la información a transmitir. Es conveniente hacer una
simulación con algunas preguntas-respuestas que puedan surgir, sobre todo
si el tema es polémico.
- Dirigir
la invitación a los órganos de comunicación realmente interesantes e interesados
en el asunto. Por ejemplo, no será adecuado convocar para el balance de
cuentas de una empresa a una revista de consumo femenina.
- Dirigir
la invitación para la persona adecuada dentro de cada organismo de
comunicación social. Es necesario actualizar con cierta periodicidad la
base de datos de los medios, ya que a menudo se suceden los cambios de
personal y responsables.
- Mantener
un contacto privilegiado y personalizado con los periodistas. Considerando
que la mayoría de los periodistas tienen una agenda muy intensa, es
conveniente mantener algún contacto, informando periódicamente sobre
asuntos de relevancia.
- Preparar
un buen dossier de prensa para entregar a los periodistas presentes (con
la síntesis de la información a transmitir y los datos pertinentes, así
como con imágenes o estudios que puedan ilustrar la noticia; no colocar
información inapropiada, con confirmada o sin interés).
- Tener
en cuenta la fecha de la rueda de prensa (considerar las fechas de cierre
de las diferentes ediciones de los periódicos y revistas, así como de
otros medios).
- Definir
cuál es la mejor hora para que la prensa esté presente (sobre todo si la
convocatoria de medios incluye a la televisión y, se es así, contemplar la
hipótesis de que el periodista pueda hacer algún directo o preparar la
noticia para los principales bloques informativos). Lo habitual es que se
convoque a los medios por la mañana, de modo que puedan organizar el
contenido informativo, aunque este término también depende del tipo de
mensaje e información que se maneje.
- Tener
en consideración la importancia del local donde se organiza la rueda de
prensa (local adecuado al tipo de rueda de prensa en términos de imagen,
filosofía o valores). Debe ser un local central y de acceso fácil.
En resumen, el profesional de la Comunicación es
imprescindible no sólo en el mundo de la empresa y del sector público, sino
también de las ONG. Su voz debe ser respetada y tenida en consideración. De su
trabajo y de su independencia dependen muchos factores: el share, la propia
marca de la entidad, la visibilidad exterior de la misma, la presencia de la
propia marca en la red… y otro sinfín de aspectos que nos pueden resultan
banales pero son imprescindibles en un momento en el que internet y las redes
sociales nos ofrecen una radiografía continua de nuestra marca.
