Los medios de comunicación

Las convocatorias de prensa hay que realizarlas siempre que tengamos que anunciar noticias muy importantes o, en su defecto, se vayan a realizar actos que, por su naturaleza, así se exija. Por ejemplo, el acto de entrega de unos galardones a los que asiste el alcalde de la ciudad requiere que convoquemos a los medios de comunicación. Por ejemplo, es preceptivo también que convoquemos a los medios de comunicación cuando llevemos a cabo la rueda de prensa para anunciar la obra ganadora de un premio literario, o cuando inauguremos las nuevas instalaciones nuestra nueva sede social.  Como estos ejemplos podríamos citar muchos más… Pero no podemos convocar a los medios de comunicación sólo por el mero hecho de convocarlos. Siempre hay que convocarlos para anunciar una noticia importante, trascendental, y, sobre todo, anunciada de boca, de una persona relevante dentro del ámbito de nuestra marca y/o de nuestra ciudad o comunidad autónoma. De lo contrario, será suficiente con remitir un comunicado de prensa, asegurando posteriormente, a través de una rueda de llamadas telefónicas que el comunicado se ha recibido correctamente, y ampliando esa información si así lo requiere. 

Cuando se realice una convocatoria de prensa, el profesional de la Comunicación deberá permanecer atento a las convocatorias que han hecho para ese mismo día desde el ayuntamiento de su ciudad, desde su propio gobierno autonómico y demás instituciones de similar rango a fin de evitar la dispersión de los periodistas. Como es lógico, ante dos convocatorias de prensa a la misma hora, una realizada por el Alcalde de nuestra ciudad o por el Presidente de nuestro gobierno regional y la otra por el Presidente de nuestra entidad, los medios cubrirán con más diligencia las convocatorias procedentes de la Casa Consistorial que las nuestras propias. 

De igual modo que tampoco es correcto enviar de forma continuada en el tiempo convocatorias de prensa para anunciar temas banales. Los periodistas se darán cuenta y dejarán de cubrir nuestras noticias, además del desgaste de la marca que ello supone. 

Recuerdo en cierta ocasión una discusión que mantuve con una deportista que organizaba un torneo de pádel. Quería convocar una rueda de prensa para presentar el torneo. Pero ese campeonato deportivo no aportaba ningún valor añadido de interés que asegurase que los medios iban a cubrir la convocatoria de prensa. Desde el primer momento mi recomendación era no hacer la rueda de prensa y sustituirla por una extensa nota de prensa en la que se informara de todos los pormenores del campeonato. Pero ella insistió, y finalmente accedí a convocarle la rueda de prensa. Llegó la hora y no acudió ningún medio; ella se enfadó porque para ella era el acto más importante del día pero no reparó a pensar que a esa misma hora en el mismo municipio había otras 3 convocatorias de prensa, una de ellas en el Ayuntamiento en la que iba a comparecer el propio Alcalde.  Tuvimos que trabajar el doble porque hubo que enviar una nota de prensa posterior muy detallada explicando todos los pormenores del campeonato deportivo. ¿No hubiera resultado más fácil ahorrarnos el esfuerzo que supone la convocatoria de prensa y haber enviado la nota directamente? Resulta evidente que las personas tienen que ver con sus propios ojos lo que los profesionales de la Comunicación anunciamos con antelación. 

También es importante el trato que debemos dispensar a los medios de comunicación.

En este sentido, bien cuando convoquemos una rueda de prensa o bien cuando enviemos un comunicado de prensa debemos hacerlo a todos los medios acreditados en nuestra comunidad, sin excepción de ningún clase. Las discriminaciones no son buenas compañeras de viaje en ningún recorrido menos aún en éste. Si la noticia que queremos transmitir consideramos que puede tener una repercusión nacional, es importante también enviarla a los medios de comunicación nacional aun consciente de que quizás no tenga repercusión. Sin embargo, es importante, como decía anterior, la visibilidad resulta fundamental, y a nivel nacional más todavía.

He visto en reiteradas ocasiones cómo entidades sin ánimo de lucro han enviado comunicados de prensa a éste o aquél medio de comunicación porque conocían a no sé quién o porque tenían un contacto. ¿Y los demás medios?

¿Quién les asegura que en esos medios se van a hacer eco de la noticia? ¿En base a qué argumentos se ha discriminado al resto? Ninguna ONG se encuentra en una situación tan privilegiada cómo para cometer atropellos de ese calibre. A los medios de comunicación hay que tratarlos siempre bajo el rasero del respeto, la libertad, el mimo, y la atención continuada. Todo lo que se salga de esos parámetros se transforma en situaciones muy poco éticas y menos  saludables para las entidades sin ánimo de lucro cuyo peaje terminará pagando antes o después.

Cuando una ONG vaya a convocar una rueda de prensa hay que tener en cuenta diversas consideraciones que no podemos olvidar:

1. Lógicamente, lo primero que tenemos que tener es disponer de un mensaje suficientemente atractivo e interesante para que transmitir que justifique la presencia de los periodistas.
2. Tener interlocutores interesantes para participar y directamente implicados con la noticia o acontecimiento a divulgar.
3. Disponibilidad para hablar con la prensa por parte de los interlocutores, participantes y responsables de la información a transmitir. Es conveniente hacer una simulación con algunas preguntas-respuestas que puedan surgir, sobre todo si el tema es polémico.
4. Dirigir la invitación a los órganos de comunicación realmente interesantes e interesados en el asunto. Por ejemplo, no será adecuado convocar para el balance de cuentas de una empresa a una revista de consumo femenina.
5. Dirigir la invitación para la persona adecuada dentro de cada organismo de comunicación social. Es necesario actualizar con cierta periodicidad la base de datos de los medios, ya que a menudo se suceden los cambios de personal y responsables.
6. Mantener un contacto privilegiado y personalizado con los periodistas. Considerando que la mayoría de los periodistas tienen una agenda muy intensa, es conveniente mantener algún contacto, informando periódicamente sobre asuntos de relevancia.
7. Preparar un buen dossier de prensa para entregar a los periodistas presentes (con la síntesis de la información a transmitir y los datos pertinentes, así como con imágenes o estudios que puedan ilustrar la noticia; no colocar información inapropiada, con confirmada o sin interés).
8. Tener en cuenta la fecha de la rueda de prensa (considerar las fechas de cierre de las diferentes ediciones de los periódicos y revistas, así como de otros medios).
9. Definir cuál es la mejor hora para que la prensa esté presente (sobre todo si la convocatoria de medios incluye a la televisión y, se es así, contemplar la hipótesis de que el periodista pueda hacer algún directo o preparar la noticia para los principales bloques informativos). Lo habitual es que se convoque a los medios por la mañana, de modo que puedan organizar el contenido informativo, aunque este término también depende del tipo de mensaje e información que se maneje.
10. Tener en consideración la importancia del local donde se organiza la rueda de prensa (local adecuado al tipo de rueda de prensa en términos de imagen, filosofía o valores). Debe ser un local central y de acceso fácil.

En resumen, el profesional de la Comunicación es imprescindible no sólo en el mundo de la empresa y del sector público, sino también de las ONG. Su voz debe ser respetada y tenida en consideración. De su trabajo y de su independencia dependen muchos factores: el share, la propia marca de la entidad, la visibilidad exterior de la misma, la presencia de la propia marca en la red… y otro sinfín de aspectos que nos pueden resultan banales pero son imprescindibles en un momento en el que internet y las redes sociales nos ofrecen una radiografía continua de nuestra marca.